導(dǎo)讀：人們常說，麻雀雖小，五臟俱全，這正好從測方面反映了實物的本質(zhì)都是有基礎(chǔ)組成的，刨除事情本身的大小，它的基礎(chǔ)必須打好，這樣才能保證正常的存在，企業(yè)ERP系統(tǒng)也是如此。
什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)？
就算是中小企業(yè)，它的ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)、顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其他數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，是企業(yè)公用的數(shù)據(jù)，同時又是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運行實際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù)，具體有會計科目、各種比率參數(shù)、庫位和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它隨時間點不同而變動。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時間點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結(jié)三大訂單（CO、PO、MO）。
從另一角度來說，物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科目等屬于顯性數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)配置的各種參數(shù)則是隱性數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)中雖不可見，但卻能影響到系統(tǒng)運算的結(jié)果。對另一種劃分方式而言，顯性數(shù)據(jù)如物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科目又被稱為主數(shù)據(jù)，而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計量單位、結(jié)算方式、憑證類型等數(shù)據(jù)稱之為輔助數(shù)據(jù)。
ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報告報表，供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀況，從而進行分析和決策的。
如何整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)？
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作。
1.成立數(shù)據(jù)小組，確定工作進度。
艱苦細致的工作要由踏實能干的團隊擔(dān)當(dāng)，嚴密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作的保證。數(shù)據(jù)小組成員一般從各個部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào)，由項目經(jīng)理或指定的專人負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)數(shù)據(jù)小組的工作。數(shù)據(jù)小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立ERP編碼體系，組織必要的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據(jù)小組要根據(jù)ERP項目的實施進度，制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進工作。
2.數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。
任何工作都需要講究方式、方法，數(shù)據(jù)整理概莫能外。ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理一般應(yīng)遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數(shù)據(jù)先行整理，需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定，且花費時間長，可以先開始整理，動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。
第一手資料和數(shù)據(jù)保存在生產(chǎn)第一線，要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應(yīng)該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作的數(shù)據(jù)收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應(yīng)囊括在表格中，然后下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。
其實在沒上系統(tǒng)前，很多數(shù)據(jù)雖然存在，但沒有量化，收集的過程通常要根據(jù)數(shù)據(jù)的歷史經(jīng)驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據(jù)也不會一次就能準(zhǔn)確，所以要做好每次版本的更新和管理，數(shù)據(jù)不能亂而且要越來越精確?；鶎訉?shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)小組之前，部門應(yīng)召集業(yè)務(wù)骨干和有經(jīng)驗的師傅對表格數(shù)據(jù)逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復(fù)，也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。
3.把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。
各部門報來的數(shù)據(jù)不是孤立無關(guān)的，數(shù)據(jù)小組在拿到基層報來的數(shù)據(jù)后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，綜合平衡后再進行統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復(fù)工作，時間長了容易出錯，可以配合Excel表批量導(dǎo)入，有條件的也可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速、更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量，可以建立相應(yīng)獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作重點
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上ERP系統(tǒng)的企業(yè)，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫存數(shù)據(jù)三個重點，就可以提綱挈領(lǐng)、一以貫之。
毫無疑問，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進和求精的過程。實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。
附錄：
ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集8個步驟！
ERP的主要作用就是對企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數(shù)據(jù)完成。對項目實施來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最大。
首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會計科目，供應(yīng)商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業(yè)中也會用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉庫性質(zhì)、計劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統(tǒng)計算。
另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達上百個，兩者的乘積簡直是天文數(shù)字，通常造成項目延期的原因有90％來自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。
數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運行的基礎(chǔ)，如物料計劃和生產(chǎn)計劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫存量、BOM結(jié)構(gòu)等計算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際不符，計劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。
正是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準(zhǔn)備工作量大、難組織，一般需要多個部門協(xié)調(diào)，投入的人力和時間都比較多，見效周期長，因此阻力也是很大的。
為了幫助企業(yè)更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第一步：確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進行唯一的標(biāo)識，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的唯一標(biāo)識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤其對于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。
第四步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級次關(guān)系，這步工作的難點是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計分析就不能細化；如果半成品設(shè)定多，就會大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時還會增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個人的觀點是盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態(tài)。
第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
第六步：數(shù)據(jù)檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉埰髽I(yè)中有經(jīng)驗的人員復(fù)查或計算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。
（2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產(chǎn)類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時一個實物對應(yīng)多個編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發(fā)生多個賬務(wù)錯誤。
在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個客戶，多個部門都在同時修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分數(shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯誤的。在錄入數(shù)據(jù)時，無論以誰的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯誤數(shù)據(jù)后進行合并才行。由此可見，針對每類數(shù)據(jù)都應(yīng)該設(shè)置負責(zé)部門和負責(zé)人員，每次修改后由負責(zé)人員將文檔的版本更新，同時舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。
第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會在錄入的同時自動查錯，大多數(shù)前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）如果項目組中有數(shù)據(jù)庫高手，并且用人工錄入在人力和時間上都不能實現(xiàn)，可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法，這樣做的優(yōu)點是效率高，完成時間與數(shù)據(jù)表個數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺點是隱含錯誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個客戶在上線幾個月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動填寫默認值的。如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進行。
（3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點。曾經(jīng)有一個客戶開發(fā)了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在ERP錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。
第八步：系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中做一遍，通過檢查結(jié)果的正確性來驗證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。
在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業(yè)無法承受的。
ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項工作的重點不是在數(shù)據(jù)本身，嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。
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