信息技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、“數(shù)字中國(guó)”、“數(shù)智轉(zhuǎn)型”等行動(dòng)計(jì)劃相繼推出，依靠信息化、智慧化提升企業(yè)管理水平成為大勢(shì)所趨。江地集團(tuán)攜手致遠(yuǎn)，搭建COP協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，不止服務(wù)于日常，更重要的是作為管理樞紐，推動(dòng)江地管理理念及模式轉(zhuǎn)變推進(jìn)流程制度規(guī)范化，打造“智慧江地”。
企業(yè)簡(jiǎn)介
江西省地質(zhì)工程集團(tuán)有限公司成立于 1987 年，擁有公路、房建、市政三項(xiàng)工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)，各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)管理人員 1000余人，關(guān)鍵崗位持證人員 800 余人。經(jīng)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)二十余個(gè)省市，在北京、上海、廣州、天津等大中型城市設(shè)立了40余個(gè)駐外經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)公司成立以來(lái)，有一系列科研成果獲國(guó)家級(jí)和部省級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，其中，公司開(kāi)發(fā)的泵吸反循環(huán)鉆孔灌注樁施工技術(shù)被評(píng)為“全國(guó)施工新技術(shù)優(yōu)秀項(xiàng)目”、“防滲墻造墻機(jī)”和“反循環(huán)鉆孔擴(kuò)底鉆頭”等獲得多項(xiàng)國(guó)家“實(shí)用新型專(zhuān)利”。
管理痛點(diǎn)
·信息化建設(shè)、財(cái)稅管控薄弱
2021年11月，江地集團(tuán)順利通過(guò)電子發(fā)票一體化試點(diǎn)工作驗(yàn)收。榮譽(yù)的背后，是江地集團(tuán)不斷攻破電子發(fā)票管理試點(diǎn)痛點(diǎn)與難點(diǎn)的堅(jiān)持。電子發(fā)票在管理中普遍存在6大痛點(diǎn)：發(fā)票報(bào)銷(xiāo)手續(xù)多、發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)難、發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)痛、發(fā)票源文件保存難、電子發(fā)票打印煩、憑證歸檔查詢慢。
·原有系統(tǒng)不能支撐業(yè)務(wù)發(fā)展
隨著江地集團(tuán)業(yè)務(wù)地不斷發(fā)展，原有的IT基礎(chǔ)應(yīng)用已經(jīng)不能滿足管理中心的日常工作和業(yè)務(wù)需求，江地集團(tuán)的協(xié)同管理平臺(tái)亟需尋找新的突破。
建設(shè)成果
(一)整體價(jià)值
為解決以上難題，江地集團(tuán)繼續(xù)加強(qiáng)和致遠(yuǎn)的合作，通過(guò)致遠(yuǎn)協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，江地集團(tuán)建設(shè)了一套電子發(fā)票、電子憑證、電子檔案一體化的信息化管理平臺(tái)，對(duì)集團(tuán)系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的完善和優(yōu)化，為打造成為江西省電子發(fā)票一體化的行業(yè)標(biāo)桿做出更多努力。
江地信息化建設(shè)核心是要打造一體化協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，需打通COP平臺(tái)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理、發(fā)票管理、電子檔案管理三大模塊的數(shù)據(jù)互通，并與外部財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)進(jìn)行接口對(duì)接。整個(gè)流程中，COP平臺(tái)作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主體，包含發(fā)票管理、財(cái)務(wù)管理、檔案管理三個(gè)子模塊，模塊之間數(shù)據(jù)無(wú)縫關(guān)聯(lián)無(wú)需進(jìn)行接口開(kāi)發(fā)，與NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深度定制開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)關(guān)聯(lián)。
通過(guò)COP協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)提供的業(yè)務(wù)定制能力，江地集團(tuán)建設(shè)了一套業(yè)財(cái)稅一體化管理系統(tǒng)，將投標(biāo)、合同、結(jié)算、發(fā)票、收付款、總賬等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一體化管控，實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。
信息化藍(lán)圖
(二)COP典型場(chǎng)景
1、發(fā)票管理
（1）票據(jù)采集
通過(guò)OA系統(tǒng)上傳電子票據(jù)原件、手工填寫(xiě)票據(jù)信息、OCR掃描紙質(zhì)票據(jù)等多種采集途徑搭建進(jìn)項(xiàng)票據(jù)數(shù)據(jù)池，票據(jù)數(shù)據(jù)池可以監(jiān)控票據(jù)數(shù)據(jù)狀態(tài)，為票據(jù)驗(yàn)真查重、報(bào)銷(xiāo)控制管理、勾選認(rèn)證、異常票據(jù)預(yù)警等功能提供數(shù)據(jù)支撐。
票據(jù)采集流程
（2）票據(jù)查驗(yàn)
系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)新錄入數(shù)據(jù)執(zhí)行查重，避免重復(fù)票據(jù)簽收。完成票據(jù)數(shù)據(jù)查驗(yàn)后，可對(duì)票據(jù)池內(nèi)單據(jù)標(biāo)記查驗(yàn)狀態(tài)，對(duì)查驗(yàn)結(jié)果異常的票據(jù)自動(dòng)歸集到異常票據(jù)庫(kù)；系統(tǒng)會(huì)對(duì)異常票據(jù)預(yù)警提醒，此類(lèi)數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)入到后續(xù)的報(bào)銷(xiāo)、勾選流程。系統(tǒng)還可將員工賬號(hào)綁定，區(qū)分不同員工上傳，并支持PC端與移動(dòng)端多端操作，方便快捷。
（3）財(cái)務(wù)管理
員工發(fā)起報(bào)銷(xiāo)流程時(shí)，在通過(guò)在發(fā)票管理上傳票據(jù)原件/影像后，可以從票據(jù)池中直接獲取完成查驗(yàn)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與原件/影像。將報(bào)銷(xiāo)單流程與票據(jù)完成關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)報(bào)銷(xiāo)金額與票據(jù)金額是否一致，根據(jù)票據(jù)類(lèi)型、票據(jù)內(nèi)容自動(dòng)識(shí)別報(bào)銷(xiāo)類(lèi)型，自動(dòng)判斷是否超出該員工報(bào)銷(xiāo)額度。
財(cái)務(wù)流程管理圖
2、檔案管理
依托COP協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，設(shè)計(jì)綜合檔案管理模塊，為采集、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀全流程的數(shù)字化管理提供支撐；實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等各類(lèi)檔案資料的全覆蓋。檔案管理是對(duì)企業(yè)資產(chǎn)/檔案進(jìn)行全生命周期的信息記錄，包括其基本信息、使用狀態(tài)、變更記錄等信息均可記錄在案。管理人員在需要的時(shí)候，只需打開(kāi)檔案管理平臺(tái)，即可一目了然的看到所有檔案信息。避免人工錄入時(shí)容易產(chǎn)生的遺忘、錯(cuò)誤等情況發(fā)生。
3、項(xiàng)目管理
面對(duì)著每年多大上千的項(xiàng)目，數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)反饋影響事項(xiàng)審批與領(lǐng)導(dǎo)決策，項(xiàng)目管理周期中信息無(wú)法追溯、過(guò)程無(wú)管控、成果無(wú)歸檔，運(yùn)營(yíng)管控中財(cái)務(wù)與項(xiàng)目管理割裂使得支出、收入、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)管理面臨難題。為解決這一現(xiàn)狀，依托致遠(yuǎn)協(xié)同CAP平臺(tái)強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制能力，結(jié)合業(yè)務(wù)與管理，打造項(xiàng)目管理系統(tǒng)。系統(tǒng)共建設(shè)7大模塊，覆蓋50張各類(lèi)表單。從業(yè)務(wù)出發(fā)，邏輯環(huán)環(huán)相扣，合同為主線貫穿始終。打造從項(xiàng)目投標(biāo)開(kāi)始至質(zhì)保金返還為止的項(xiàng)目管理，極大提升工作效率。
未來(lái)，江地集團(tuán)將不斷優(yōu)化和完善各業(yè)務(wù)功能，以發(fā)票管理作為業(yè)務(wù)前端， COP協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)作為數(shù)據(jù)中臺(tái)，檔案管理作為數(shù)據(jù)后臺(tái)全面貫通，將公文管理、人事管理、合同管理、資產(chǎn)管理等全面實(shí)現(xiàn)電子化歸檔，減少紙質(zhì)檔案的打印和保存，為節(jié)能減排和企業(yè)降本增效提供技術(shù)支持。
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