“你這個范本不對，重新起草一份。”
“合作這家靠譜嗎？之前有個項目就因為合作方破產(chǎn)害我們賠了錢。”
“我在出差，晚上回酒店再細看。”
“你這個應該也要讓業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導看下吧~”
....
對于廣大職場人而言，以上的一幕幕是否似曾相識？你在合同管理上又踩過哪些大坑呢？
1.現(xiàn)代企業(yè)合同管理中的全球性難題
對現(xiàn)代企業(yè)而言，合同是維系業(yè)務(wù)往來、保障企業(yè)權(quán)益、具有極強敏感性的重要契約文件。伴隨著業(yè)務(wù)升級與規(guī)模擴張，中大型企業(yè)在經(jīng)營過程中，動輒需要同時處理上百份合同，而許多業(yè)務(wù)合同普遍都存在著條款密集、數(shù)據(jù)龐雜等特點，無論是起草、審核、校驗，還是簽訂后項目期限內(nèi)履約追蹤、監(jiān)督、履行，對于合同業(yè)務(wù)跟進人員來說，都存在著諸多共同的難題。
現(xiàn)代企業(yè)合同管理模式，一般使用傳統(tǒng)合同管理軟件，以人工操作的方式進行管理，從合同的起草、創(chuàng)建、到審批、簽約、監(jiān)控，再到歸檔、變更、續(xù)約...涉及的環(huán)節(jié)眾多、流程復雜，各類繁瑣的細節(jié)分支數(shù)不勝數(shù)，這就導致合同管理人力成本日益升高高、管理效率難以提升。當下，傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)能力的不足，已經(jīng)越來越成為制約企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營水平提升的一大瓶頸。
美國IT企業(yè)DocuSign近期發(fā)布的市場調(diào)研顯示：
·94%的人表示，人為錯誤會在一定程度上影響合同流程——增加風險、返工、延誤和成本。
·68%的人表示，他們需要10多分鐘才能找到一份典型的合同范本模板。
·65%的人表示，他們的合同流程導致交易延遲。
所以，如何減少合同管理中的人為錯誤、如何提升合同全周期管理運行效率，在全世界范圍內(nèi)，都是企業(yè)經(jīng)營管理中亟待解決的重大難題。對中國企業(yè)而言，由于信息化建設(shè)起步相對較晚，合同全周期管理的理念并未得到完全普及，合同全周期管理提質(zhì)增效問題，更是與合同管理標準化、規(guī)范化、信息化相綁定。
值得注意的是，近年來數(shù)字化領(lǐng)域迎來了一次爆炸式發(fā)展，諸多新概念、新模式、新技術(shù)大規(guī)模涌現(xiàn)出來，并迅速受到市場的青睞與檢驗、短時間內(nèi)得到了廣泛地應用，國內(nèi)企業(yè)抓住了這一時代契機，借助數(shù)字化轉(zhuǎn)型的東風，大數(shù)據(jù)、人工智能、低代碼、云原生、移動互聯(lián)...各條戰(zhàn)線蓬勃奮起，正在將國內(nèi)企業(yè)經(jīng)營管理過去存在的諸多短板，補齊到世界一流水平。
2.數(shù)字化時代
開創(chuàng)性的智能合同管理應運而生
傳統(tǒng)的合同管理軟件只是將紙質(zhì)合同管理過程遷移到電腦端完成，但大量相關(guān)工作仍依賴人力手動操作，而智能合同平臺的開創(chuàng)性意義在于，它以合同管理業(yè)務(wù)場景為出發(fā)點，廣泛融合前沿技術(shù)，將合同管理業(yè)務(wù)中的諸多環(huán)節(jié)寫成算法，并內(nèi)置到產(chǎn)品中去，從而前所未有地提升了管理效能。
當下，隨著人工智能、流程自動化、NLP自然語言處理、大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)被陸續(xù)應用到合同管理產(chǎn)品之中，完善的智能合同平臺模式已經(jīng)日漸成型，合同全周期各大環(huán)節(jié)的管理模式正迎來全方位的智能化革新。數(shù)字化時代的智能合同管理平臺，已經(jīng)不只是一套軟件系統(tǒng)，而是一位熟悉合同全流程的智能高級顧問。
流程引擎能力：依托智能化的BPM流程引擎能力，合同管理過程中最繁重的起草、審批、協(xié)商環(huán)節(jié)，均可輕松實現(xiàn)全自動多端流轉(zhuǎn)。審批方、修訂方、客戶方等各大節(jié)點，流程進度一目了然，手機端隨時可跟蹤，合同全周期管理工作得到了極大簡化。
文字提取能力：基于OCR光學字符識別與智能文本分析、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計等技術(shù)，智能合同平臺能夠?qū)⒓堎|(zhì)合同和第三方文件轉(zhuǎn)變?yōu)榭刹僮鞯奈募瑲v史合同文件實現(xiàn)批量歸檔，并自動提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)與信息，納入數(shù)據(jù)庫。
數(shù)據(jù)分析能力：智能合同管理平臺能夠通過算法準確定位合同中的關(guān)鍵信息，并自動計算不同客戶各類型合同中，包括累計簽約數(shù)量、累計簽約金額、應收應付款在內(nèi)的諸多典型參考數(shù)據(jù)，需要時可輕松檢索，起草時自動調(diào)取顯示在表單上，為相關(guān)經(jīng)辦人、審批人決策提供參考依據(jù)。
文本比對能力：依托NLP自然語言處理、人工智能文本分析等先進技術(shù)，在領(lǐng)導審批、內(nèi)部定稿、簽署前、蓋章后等各個環(huán)節(jié)都可快速比對合同文本信息，系統(tǒng)自動檢查文本有無更新、篡改，消除多個環(huán)節(jié)的人工文檔比對操作，最大限度地提升合同流程運作效率。
致遠全新合同產(chǎn)品的合同文本比對界面
3.數(shù)智賦能
讓合同全生命周期管理能力全面升華
合同起草
企業(yè)合同作為一項重要契約文件，需要精確保障合同文本的專業(yè)性、規(guī)范性、合規(guī)性，傳統(tǒng)模式下，合同起草需有專業(yè)人員嚴格把關(guān)每處條款細節(jié)，對企業(yè)來說需要付出極高的人力成本。智能合同產(chǎn)品運用人工智能、文本比對能技術(shù)，可以將大量專業(yè)性要求高、復雜繁瑣的工作交給預置的專業(yè)算法來完成。
一鍵調(diào)用范本：智能合同開發(fā)方會組建專業(yè)的財會與法務(wù)專家顧問團隊，根據(jù)不同垂直行業(yè)領(lǐng)域的合同業(yè)務(wù)需求，提供海量基于業(yè)務(wù)場景的數(shù)字化合同范本，并分類預置到產(chǎn)品系統(tǒng)或云端上，企業(yè)起草合同時，可一鍵調(diào)用范本，變量信息表單填寫，正文同步生成，效率全面提升。
合同合規(guī)檢查：在智能合同管理系統(tǒng)中，企業(yè)可根據(jù)自身需求，自定義配置用于檢索審核的標準和關(guān)鍵詞，智能平臺自動進行合規(guī)檢查，重點信息全標記，校驗結(jié)果同步顯示、實時預警，以前需要幾天甚至幾周才能完成的合同審查現(xiàn)在只需幾分鐘即可完成。
致遠全新合同管理預置了不同場景下的合同范本，只需填寫表單，合同正文一鍵生成
合同校驗
即使是專業(yè)人員，在合同校驗環(huán)節(jié)，諸如相對方資質(zhì)確認、文本與業(yè)務(wù)適配性等多個方面也時常出現(xiàn)漏洞與失誤，導致企業(yè)利益受損。而全新的智能合同管理平臺能夠幫助企業(yè)對數(shù)量眾多的合同進行批量化智能校驗，使組織獲得前所未有的信息洞察力。
智能條款限定庫：能夠按照不同的公司類別、合同類別，預設(shè)合同關(guān)鍵條款校驗規(guī)則，規(guī)則一經(jīng)設(shè)定將貫穿起草、審核、用印全流程，自動識別限定條件、生成智能校驗結(jié)果，并及時觸發(fā)預警、執(zhí)行流程干預。
自動校驗預警：運用自然語言處理技術(shù)來解析文檔、自動劃分條款類別，并突出顯示文檔版本之間的差異，標記可能不符合組織利益的次優(yōu)條款，實現(xiàn)輔助校驗及自動預警。
致遠合同智能校驗系統(tǒng)，合同表單填寫時，實時反饋校驗結(jié)果
合同審批
根據(jù) Forrester Research 的最新研究，平均合同審批周期大約需要3到4周。在涉及許多利益相關(guān)者的合同簽署和談判過程中，反反復復的審批校驗會浪費大量時間，同時，在傳統(tǒng)合同管理模式下，簽署前合同比對環(huán)節(jié)高度依賴人工操作，時常因人為比對疏漏而出現(xiàn)“陰陽合同”，造成法律風險。通過智能合同管理平臺，審批環(huán)節(jié)涉及到的所有功能都被集成在平臺中，讓合同審批更加精準高效，大幅降低人為工作量，避免人工比對疏漏。
智能審批助手：人工智能算法將自動突出顯示條款文本的前后變化，加速提升合同版本比對速率，極大程度上減少審批和周轉(zhuǎn)時間。
外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)無縫集成：智能合同平臺還將第三方數(shù)據(jù)無縫集成到系統(tǒng)中，全局穿透合同管理的各環(huán)節(jié)，相對方企業(yè)征信信息一鍵可查，歷史簽約數(shù)據(jù)隨時調(diào)取，審批決策所需信息一站式解決。
致遠全新合同管理產(chǎn)品界面，雙端審批，快捷高效
合同簽署
傳統(tǒng)合同管理過程中，簽署流程繁瑣，合同簽約時間過長，中間流程節(jié)點不可控，經(jīng)常造成商機延誤。完成簽署后的合同，管理混亂，有的分散在經(jīng)辦人自身的電腦中，有的被存放在傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)的各類不同的目錄下，難以形成體系化管理。
簽署流程監(jiān)控：智能合同平臺整合BPM流程管理能力，責權(quán)清晰可見，操作留痕可查，簡化簽署流程，提升簽署效率，增強可靠性。
電子簽雙端蓋章：合同簽署時，甲方可通過線上電子簽蓋章，線上快速傳遞給乙方，乙方線下可用群杰設(shè)備進行紙質(zhì)蓋章并同步電子蓋章線上傳遞，電子合同與紙質(zhì)合同同步歸檔，雙簽章雙保險，確保合同認證安全。
致遠全新合同平臺，實現(xiàn)電子版紙質(zhì)版合同同步蓋章，線上線下同步歸檔
合同歸檔
傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)中，合同的檔案管理缺乏標準體系，更缺乏評價相對方的量化數(shù)據(jù)。歸檔時依靠手工填報臺賬來進行匯總數(shù)據(jù)，效率低且容易出錯。人工歸檔往往出現(xiàn)不及時或信息不全面等問題，導致發(fā)生合同糾紛后，缺少相關(guān)證據(jù)材料。
智能合同檔案柜：智能合同平臺具備電子檔案柜功能，合同歸檔一步到位，讓實體合同都擁有簽章有效的電子孿生版本，條款、數(shù)據(jù)、關(guān)鍵信息經(jīng)過人工智能識別解析，分類納入數(shù)據(jù)庫，一鍵調(diào)取、細節(jié)輕松檢索。
致遠電子合同檔案系統(tǒng)：合同歸檔到統(tǒng)一檔案表中，狀態(tài)一覽無余，隨時篩選歷史合同
4.全新合同管理系統(tǒng)
為中國企業(yè)帶來數(shù)字化變革
中航勘察設(shè)計研究院一體化合同管理系統(tǒng)
項目介紹：中航勘察設(shè)計研究院始建于1952年，是我國最早成立的大型甲級勘察設(shè)計單位之一，該單位合同管理業(yè)務(wù)主要是需要針對工程類主合同及分包類合同簽訂前內(nèi)部評審、執(zhí)行，以及后續(xù)借款、結(jié)算的業(yè)務(wù)一體化管理。在主合同簽訂后，需要對工程成本進行工程決算書制定，實現(xiàn)對項目直接成本的管理及核算。分包合同則需要在簽訂主合同后，通過制定分包計劃與預算、設(shè)計分包支付計劃，實現(xiàn)對分包分供項目的系統(tǒng)化管理。
以往面臨的問題：過去，單位下屬子公司及項目上多缺乏有效的業(yè)務(wù)合同管理機制，隨著市場及業(yè)務(wù)快速擴張，單位對下屬子公司、項目部業(yè)務(wù)急需高效精確的數(shù)字化管理。比如，需要單位總部有效跟進各分子公司業(yè)務(wù)進展、統(tǒng)攬下屬分子公司及項目合同數(shù)據(jù)，持續(xù)對比歷史經(jīng)營合同數(shù)據(jù)信息。原有合同管理系統(tǒng)已無法滿足種種新增需求。
全新合同系統(tǒng)：致遠智能合同平臺為研究院建立了主合同及分包合同管理系統(tǒng)，為中航勘察設(shè)計研究院建立了從勘察、設(shè)計、施工、交付各環(huán)節(jié)一體化的業(yè)務(wù)合同智能管理系統(tǒng)，從最初簽訂合同的收支計劃到施工節(jié)點收支對比，再到管理費及實際收支進行毛利潤計算，形成項目的全過程管控（包含施工進度、收付款情況），保障項目高質(zhì)量交付、提高項目凈收入和利潤率。
致遠全新合同管理助力中航勘察設(shè)計研究院數(shù)字化轉(zhuǎn)型
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